Software en tools voor B2B sales: leads beheren en opvolgen

Nieuwe leads binnenhalen is één ding. Maar wat gebeurt er daarna?

Je spreekt een potentiële klant, stuurt een voorstel of hebt een interessant eerste gesprek. Misschien is er interesse, maar is de timing nog niet goed. Of je wacht op een reactie.

Ondertussen gaat het dagelijkse werk gewoon door. Klanten moeten geholpen worden, projecten lopen en er komen nieuwe aanvragen binnen.

Voor je het weet, ben je het overzicht kwijt. Welke leads moet je nog opvolgen? Waar was je gebleven? En welke afspraak had je ook alweer gemaakt?

Met de juiste software en tools kun je jouw B2B-sales beter organiseren. Van het eenvoudig bijhouden van leads tot het beheren van uitgebreide verkoopprocessen.

Maar welke mogelijkheden zijn er? En welke oplossing past bij jouw manier van werken?

In dit artikel bekijken we verschillende soorten software en tools voor B2B-sales, leadbeheer en opvolging.

Waarom software gebruiken voor B2B sales?

Bij B2B-verkoop verloopt het contact met potentiële klanten niet altijd in één keer. Soms zijn meerdere gesprekken nodig voordat iemand een beslissing neemt. Een voorstel kan weken blijven liggen en een potentiële klant kan op een later moment alsnog interesse krijgen.

Dat vraagt om overzicht en structuur.

Software kan helpen om het commerciële proces overzichtelijk te houden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Leads en contactgegevens centraal bewaren.
• De status van potentiële klanten bijhouden.
• Eerdere gesprekken en afspraken terugvinden.
• Zichtbaar maken welke leads aandacht nodig hebben.
• Vervolgacties en opvolgmomenten organiseren.
• Overzicht houden over lopende verkooptrajecten.

Het doel is niet om ieder contactmoment te automatiseren. Juist bij B2B-verkoop blijft persoonlijk contact belangrijk. Het gaat erom dat je het proces eromheen goed organiseert.

Welke software en tools kun je gebruiken?

Er zijn verschillende manieren om je leads en verkoopactiviteiten bij te houden. De ene oplossing biedt veel vrijheid, terwijl de andere juist een vaste structuur of uitgebreide commerciële functionaliteiten biedt.

Welke oplossing het beste past, hangt af van je werkwijze, het aantal leads en de complexiteit van je verkoopproces.

1. Excel of Google Sheets

Een spreadsheet is voor veel ondernemers een toegankelijk startpunt om leads bij te houden.

Je maakt bijvoorbeeld een overzicht met de naam van een potentiële klant, bedrijfsgegevens, contactmomenten, status en eventuele vervolgstappen.

Met filters, formules en verschillende tabbladen kun je het overzicht helemaal aanpassen aan je eigen werkwijze.

Wat maakt spreadsheets interessant?

• Laagdrempelig en eenvoudig te gebruiken.
• Vaak gratis beschikbaar.
• Je bepaalt zelf de indeling.
• Flexibel aan te passen aan je verkoopproces.
• Geschikt voor het bijhouden van kleinere en grotere overzichten.

Een spreadsheet is een prima oplossing wanneer je graag zelf de controle houdt over je administratie en je leadopvolging overzichtelijk kunt organiseren.

Wanneer je behoefte krijgt aan meer automatisering of een duidelijk overzicht van dagelijkse opvolgacties, kun je aanvullende tools overwegen. Lees ook leads bijhouden in Excel: wanneer werkt het nog?

2. Notion en andere organisatietools

Tools zoals Notion bieden veel vrijheid om je eigen werkomgeving in te richten.

Je kunt databases maken, leads categoriseren, notities toevoegen en verschillende weergaven gebruiken. Daarmee kun je ook een eenvoudige salespipeline bouwen.

Wat maakt Notion interessant?

• Veel vrijheid in de inrichting.
• Verschillende soorten informatie op één plek.
• Geschikt om je eigen werkstructuur te bouwen.
• Mogelijkheden om databases en informatie met elkaar te verbinden.
• Te gebruiken voor meer dan alleen leadbeheer.

Notion is vooral interessant wanneer je graag zelf bepaalt hoe je informatie organiseert en je verschillende onderdelen van je onderneming in één werkomgeving wilt combineren.

Je kunt het systeem helemaal afstemmen op je eigen verkoopproces. Hoe uitgebreid je die structuur maakt, bepaal je zelf.

3. CRM-software

CRM staat voor Customer Relationship Management. Een CRM-systeem helpt bedrijven om klantrelaties en commerciële processen te beheren.

Bekende voorbeelden zijn HubSpot, Pipedrive en Salesforce.

CRM-systemen bieden doorgaans uitgebreide functionaliteiten, zoals:

• Contact- en bedrijfsbeheer.
• Salespipelines en dealmanagement.
• Registratie van activiteiten en contactmomenten.
• Taken, workflows en automatiseringen.
• Rapportages en verkoopprognoses.
• Samenwerking tussen meerdere gebruikers.

Wat maakt CRM-software interessant?

• Uitgebreid relatiebeheer.
• Ondersteuning van verschillende verkoopfasen.
• Inzicht in commerciële activiteiten en resultaten.
• Geschikt voor samenwerking binnen teams.
• Vaak uit te breiden met andere systemen en automatiseringen.

Een CRM is een logische keuze wanneer je meerdere klantrelaties beheert, verschillende verkoopfasen wilt volgen of met een commercieel team werkt.

Er bestaan CRM-systemen voor uiteenlopende bedrijfsgroottes en behoeften. Van relatief eenvoudige oplossingen tot uitgebreide platforms voor grotere organisaties. Lees ook leads opvolgen zonder CRM.

4. Gespecialiseerde software voor leadbeheer en opvolging

Naast algemene organisatietools en uitgebreide CRM-systemen bestaat er software die zich specifiek richt op het proces tussen een nieuwe lead en een nieuwe klant.

De nadruk ligt daarbij op het organiseren van de opvolging: weten welke leads er zijn, waar je bent gebleven en wat de volgende stap is.

Denk aan functionaliteiten zoals:

• Leads verzamelen en beheren.
• Een opvolgworkflow instellen.
• Opvolgmomenten automatisch plannen.
• Dagelijkse opvolgacties overzichtelijk presenteren.
• Contactmomenten en vervolgstappen vastleggen.
• Leads gedurende het verkoopproces blijven volgen.

Het voordeel van deze aanpak is de gerichte functionaliteit. Je werkt met een systeem dat specifiek is ingericht rondom leadopvolging.

Dat kan interessant zijn voor zelfstandige ondernemers en kleine B2B-dienstverleners die hun commerciële proces goed willen organiseren, zonder dat ze alle mogelijkheden van een uitgebreid CRM nodig hebben.

Waar moet je op letten bij het kiezen van B2B-salessoftware?

De hoeveelheid functionaliteiten zegt niet automatisch iets over hoe geschikt een systeem voor jouw situatie is.

Let daarom vooral op de volgende punten.

1. Overzicht over je leads

Kun je snel zien welke potentiële klanten er zijn, wat hun status is en waar je in het verkoopproces staat?

Een goed overzicht helpt je om grip te houden op je commerciële activiteiten en voorkomt dat informatie verspreid raakt over verschillende plekken.

2. Duidelijkheid over de volgende actie

Een overzicht van contactgegevens is een goed begin. Maar je wilt ook weten wat er met iedere lead moet gebeuren.

Kun je zien welke leads aandacht nodig hebben? Kun je vervolgstappen vastleggen en opvolgacties organiseren?

Dat maakt het makkelijker om je commerciële werkzaamheden gestructureerd uit te voeren.

3. Contactgeschiedenis en context

Bij B2B-verkoop kunnen meerdere contactmomenten nodig zijn. Je wilt kunnen terugzien wat je eerder hebt besproken, welke afspraken zijn gemaakt en waarom je op een bepaald moment opnieuw contact opneemt.

Zo beschik je over de juiste context wanneer je een gesprek weer oppakt.

4. Automatische opvolgplanning

Het organiseren van opvolgmomenten kan behoorlijk wat handmatig werk opleveren.

Kijk daarom of de software je kan helpen met automatische planning op basis van een ingestelde workflow.

Let daarbij op het onderscheid tussen automatische planning en automatisch klantcontact. Het eerste organiseert je werkzaamheden; het tweede neemt daadwerkelijk contact op met potentiële klanten.

5. Integraties met andere systemen

Misschien ontvang je aanvragen via een websiteformulier of gebruik je andere software voor je administratie.

Integraties kunnen voorkomen dat je gegevens dubbel moet invoeren. Kijk daarom welke koppelingen beschikbaar zijn en of ze aansluiten op je bestaande werkwijze.

6. Gebruiksgemak

Software moet je werk makkelijker maken, niet ingewikkelder.

Kun je snel een lead toevoegen? Zie je direct welke acties aandacht nodig hebben? En kun je een contactmoment verwerken zonder veel administratief werk?

Een systeem dat goed aansluit op je dagelijkse werkwijze, is uiteindelijk waardevoller dan een uitgebreid pakket waarvan je maar een klein deel benut.

Welke oplossing past bij jouw onderneming?

Er is niet één oplossing die voor iedere ondernemer het beste werkt. De juiste keuze hangt vooral af van wat je wilt organiseren.

• Excel of Google Sheets: flexibel leads bijhouden en zelf je overzicht inrichten.
• Notion: een eigen werkomgeving bouwen waarin je verschillende bedrijfsprocessen combineert.
• CRM-software: uitgebreid relatiebeheer en het organiseren van complexere verkoopprocessen.
• Gespecialiseerde leadopvolgsoftware: structuur, overzicht en continuïteit in de opvolging van leads.

Begin dus niet bij de vraag welke software de meeste mogelijkheden heeft. Begin bij de vraag wat je nodig hebt.

Misschien werkt je huidige spreadsheet uitstekend. Misschien wil je een uitgebreid CRM voor je commerciële team. Of misschien zoek je vooral een systeem dat je helpt om iedere lead op het juiste moment de aandacht te geven die nodig is.

Het belangrijkste is dat de oplossing aansluit op je manier van werken.

Mayx: gericht op structuur in leadopvolging

Mayx is ontwikkeld voor zelfstandige ondernemers en kleine B2B-dienstverleners die hun leadopvolging goed willen organiseren.

Het systeem richt zich specifiek op het proces tussen een nieuwe lead en een nieuwe klant.

Je voegt leads toe of ontvangt ze via een koppeling. Mayx organiseert de opvolgworkflow en maakt zichtbaar welke acties aandacht nodig hebben.

Na een contactmoment leg je vast wat er is gebeurd en bepaal je zelf de volgende stap. Mayx bewaart de relevante context en organiseert het vervolg, inclusief de planning van het volgende opvolgmoment.

Zo hoef je niet steeds zelf bij te houden wie je wanneer moet opvolgen en waar je in een gesprek bent gebleven.

Mayx combineert daarmee het overzicht van leadbeheer met een gestructureerde manier van opvolgen.

Het persoonlijke contact blijft bij jou. Jij voert de gesprekken en bepaalt hoe je een potentiële klant verder helpt. Mayx organiseert het proces eromheen.

Benieuwd of Mayx bij jouw manier van werken past?

Je kunt gratis starten en zelf ervaren hoe het werkt. Start gratis met Mayx

Tot slot

Goede B2B-sales begint niet alleen bij het vinden van nieuwe potentiële klanten. Het vraagt ook om een goede organisatie van alles wat daarna gebeurt.

Of je daarvoor Excel, Notion, een CRM of gespecialiseerde software gebruikt, hangt af van je behoeften en werkwijze.

Je wilt overzicht houden, weten welke actie nodig is en ervoor zorgen dat serieuze kansen de aandacht krijgen die ze verdienen.

Kies daarom niet automatisch voor het systeem met de meeste mogelijkheden, maar voor de oplossing die jouw commerciële proces daadwerkelijk ondersteunt.