Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 3 oktober 2026

Mayx vindt het belangrijk dat je erop kunt vertrouwen dat jouw persoonsgegevens en de gegevens die je via Mayx verwerkt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor de website van Mayx, de Mayx-applicatie, onze dienstverlening en het contact met Mayx.

1. Wie is verantwoordelijk?

Mayx is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering en dienstverlening.

Via support@mayx.nl kun je contact opnemen over deze privacyverklaring, jouw persoonsgegevens en privacyverzoeken.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van hoe je Mayx gebruikt.

2.1 Gegevens van websitebezoekers

Wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• IP-adres en technische verbindingsgegevens;
• informatie over je browser, apparaat en besturingssysteem;
• bezochte pagina’s en interacties met de website, voor zover dit is toegestaan en ingeschakeld;
• gegevens die je zelf invult in een contact- of registratieformulier;
• communicatie die je met Mayx voert, bijvoorbeeld via e-mail.

2.2 Account- en werkruimtegegevens

Wanneer je een account aanmaakt of Mayx gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• naam en e-mailadres;
• inlog- en authenticatiegegevens, zoals beveiligde authenticatietokens;
• account- en werkruimtegegevens;
• je rol binnen een werkruimte en eventuele teamlidmaatschappen;
• gekozen abonnement, abonnementsstatus en relevante facturatiegegevens;
• instellingen, voorkeuren en toestemmingskeuzes, waaronder voorkeuren voor e-mailherinneringen;
• gegevens over het gebruik van de applicatie, zoals aangemaakte leads, afgeronde opvolgacties en gebruikte functies.

Wachtwoorden worden niet als leesbare tekst door Mayx opgeslagen. Authenticatie vindt plaats via de gebruikte authenticatiedienst.

2.3 Lead- en klantgegevens

Mayx helpt gebruikers bij het organiseren van hun zakelijke leadopvolging. Gebruikers kunnen daarom persoonsgegevens van hun eigen leads en klanten in Mayx invoeren of via gekoppelde diensten laten binnenkomen.

Dit kan onder andere bestaan uit:

• naam en bedrijfsnaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• herkomst van de lead;
• notities en relevante contactcontext die de gebruiker zelf invoert;
• opvolgacties, opvolgdata en de status van de lead;
• gegevens over het moment waarop een lead klant is geworden of is afgesloten;
• workflow- en toewijzingsgegevens.

De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de gegevens die hij of zij in Mayx invoert en voor het hebben van een geldige reden om die gegevens te verwerken.

Voer geen bijzondere persoonsgegevens in, zoals gezondheidsgegevens, religieuze overtuigingen of gegevens over politieke opvattingen, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Mayx is niet bedoeld voor het verwerken van dergelijke gevoelige gegevens.

2.4 Betalings- en abonnementsgegevens

Voor het aanbieden en beheren van betaalde abonnementen verwerken we gegevens die nodig zijn voor de abonnementsrelatie, zoals:

• gekozen abonnement en abonnementsstatus;
• klant- en abonnementsreferenties bij de betaalprovider;
• betaalstatus, facturatiegegevens en relevante transactiegegevens;
• gegevens die nodig zijn voor het beheren van upgrades, downgrades en opzeggingen.

Betalingsverwerking verloopt via Stripe. Mayx ontvangt of bewaart niet zelf de volledige betaalkaartgegevens wanneer deze rechtstreeks door Stripe worden verwerkt.

2.5 Integratiegegevens

Wanneer je externe diensten met Mayx verbindt, verwerken we gegevens die nodig zijn om die koppelingen te laten werken. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• gegevens over de gekoppelde dienst en de status van de verbinding;
• autorisatiegegevens of beveiligde tokens;
• gegevens die nodig zijn om leads te ontvangen of klantgegevens door te sturen;
• technische gegevens over synchronisatie, foutmeldingen en leveringsstatus.

Welke gegevens worden verwerkt, is afhankelijk van de door jou gekozen integratie en de instellingen daarvan.

2.6 E-mailcommunicatie

Mayx verstuurt e-mails die nodig zijn voor de dienstverlening, zoals accountberichten, systeemmeldingen en dagelijkse herinneringen over openstaande opvolgacties. Hiervoor verwerken we je naam, e-mailadres, de inhoud van het bericht en technische afleverinformatie, zoals of een e-mail is afgeleverd of teruggestuurd. Deze e-mails worden verzonden via Resend.

3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

Mayx verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden, waaronder:

Mayx gebruikt persoonsgegevens niet om zelfstandig contact op te nemen met leads of namens gebruikers commerciële beslissingen te nemen. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het contact met leads en klanten.

4. Op welke grondslag verwerken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens noodzakelijk zijn om een account, werkruimte, abonnement of andere onderdelen van de Mayx-dienstverlening te leveren, waaronder het versturen van herinneringen.
• Wettelijke verplichting: wanneer we gegevens moeten bewaren of verstrekken op grond van bijvoorbeeld fiscale of andere wettelijke regels.
• Gerechtvaardigd belang: wanneer verwerking noodzakelijk is voor bijvoorbeeld de beveiliging, het beheer, de ondersteuning en de verbetering van Mayx, en de belangen en rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.
• Toestemming: wanneer we toestemming vragen, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en doet geen afbreuk aan verwerkingen die daarvoor rechtmatig zijn uitgevoerd.

5. Mayx als verwerker van lead- en klantgegevens

Wanneer een gebruiker persoonsgegevens van leads of klanten invoert in Mayx, bepaalt die gebruiker in beginsel zelf waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt. In die situatie treedt de gebruiker doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Mayx de gegevens namens die gebruiker als verwerker.

Dit betekent onder meer dat:

• de gebruiker verantwoordelijk is voor een geldige grondslag en passende informatie aan zijn of haar leads en klanten;
• de gebruiker bepaalt welke persoonsgegevens in Mayx worden opgenomen en voor welke doeleinden;
• Mayx deze gegevens verwerkt om de overeengekomen dienstverlening te leveren en volgens de toepasselijke afspraken;
• Mayx passende technische en organisatorische maatregelen treft om de gegevens te beveiligen;
• Mayx verzoeken van betrokkenen over deze gegevens waar nodig ondersteunt, voor zover dit binnen de dienstverlening en de wettelijke verplichtingen past.

Voor zover Mayx optreedt als verwerker, gelden de afspraken uit de toepasselijke verwerkersovereenkomst. Deze afspraken vullen deze privacyverklaring aan.

Mayx kan daarnaast zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor gegevens die nodig zijn voor de eigen accountadministratie, beveiliging, facturatie, ondersteuning en wettelijke verplichtingen.

6. Analytics en verbetering van Mayx

Mayx verwerkt gebruiksgegevens om inzicht te krijgen in de werking en gebruik van de website en applicatie. Voor de website- en productanalytics analyseren we hoe bezoekers onze website gebruiken en hoe gebruikers de Mayx-applicatie gebruiken, om de werking en gebruiksvriendelijkheid van Mayx te verbeteren.

We richten onze analytics zo in dat geen inhoudelijke leadnotities of onnodige persoonsgegevens van leads en klanten worden meegestuurd. Waar mogelijk beperken we de verzamelde gegevens tot gebruiksgebeurtenissen en de daarvoor noodzakelijke technische context.

Analyticsgegevens worden verwerkt via PostHog, gebruikmakend van de Europese hostingregio.

Voor zover analytics gebruikmaakt van cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas ingeschakeld nadat daarvoor toestemming is gegeven. We respecteren de gemaakte keuze en bieden een mogelijkheid om toestemming in te trekken.

Herleidbare analyticsgegevens worden in beginsel maximaal 12 maanden bewaard. Gegevens die daadwerkelijk en onomkeerbaar zijn geanonimiseerd of geaggregeerd, kunnen langer worden bewaard wanneer ze nuttig blijven voor trendanalyses en niet meer tot personen herleidbaar zijn.

Analyticsdiensten en hun configuratie kunnen in de loop van de tijd veranderen. Wanneer dit leidt tot wezenlijke wijzigingen in de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, passen we deze privacyverklaring aan en informeren we gebruikers waar dat wettelijk vereist is.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

De website en applicatie van Mayx kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies

Functionele cookies en vergelijkbare technieken kunnen noodzakelijk zijn om de website en applicatie goed en veilig te laten werken. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor sessiebeheer, authenticatie, beveiliging en het onthouden van instellingen.

Voor strikt noodzakelijke technieken is geen toestemming vereist. We informeren gebruikers wel over het gebruik ervan.

Analyticscookies en andere niet-noodzakelijke technieken

Wanneer Mayx analyticscookies of andere niet-noodzakelijke technieken inzet waarvoor toestemming vereist is, vragen we vooraf toestemming. Je kunt ervoor kiezen deze te accepteren of te weigeren. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag de normale toegang tot Mayx niet verhinderen.

Je kunt je toestemming later wijzigen of intrekken via de daarvoor beschikbare instellingen op de website of in de applicatie.

Welke cookies en vergelijkbare technieken op een specifiek moment worden gebruikt, is afhankelijk van de daadwerkelijk ingeschakelde functionaliteit. We gebruiken geen niet-noodzakelijke cookies uitsluitend omdat ze technisch beschikbaar zijn.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

Mayx verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. We delen gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer je daarvoor zelf een koppeling instelt, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer een andere geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van het gebruik van Mayx kunnen gegevens worden verwerkt door de volgende categorieën ontvangers:

• Cloud-, hosting- en databaseleveranciers: voor het hosten van de website en applicatie, het opslaan van gegevens en het beschikbaar maken van de dienstverlening.
• Authenticatieleveranciers: voor accountbeheer, inloggen en toegangsbeveiliging.
• E-maildienstverleners: voor het versturen van accountberichten, systeemmeldingen en dagelijkse herinneringen.
• Betaal- en facturatiedienstverleners: voor het verwerken en beheren van abonnementen en betalingen.
• Analyticsdienstverleners: wanneer analyticsfunctionaliteit wordt ingeschakeld, voor het analyseren van gebruik en productprestaties.
• Integratiepartners: wanneer de gebruiker zelf een externe dienst koppelt en gegevens daarheen laat versturen of daarvan laat ontvangen.
• Professionele adviseurs en overheidsinstanties: wanneer dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, juridische procedures of de bescherming van rechten.

Voor de dienstverlening maakt Mayx onder andere gebruik van Lovable Cloud, Supabase, Stripe en Resend (voor het versturen van e-mails en dagelijkse herinneringen). Aanvullende dienstverleners, zoals PostHog, kunnen worden ingezet wanneer de betreffende functionaliteit wordt geactiveerd.

Wanneer een gebruiker zelf een externe dienst koppelt, is die externe dienst ook onderworpen aan de eigen privacyverklaring en voorwaarden van die aanbieder. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de keuze om die dienst te verbinden en voor de gegevens die daarbij worden gedeeld.

Mayx maakt met dienstverleners waar vereist afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Waar dienstverleners zelf verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld voor hun eigen wettelijke verplichtingen, gelden hun eigen privacyverklaringen.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Mayx streeft ernaar persoonsgegevens zorgvuldig te laten verwerken en passende bescherming te waarborgen.

Afhankelijk van de gekozen diensten, configuraties en betrokken dienstverleners kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of toegankelijk zijn vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgt Mayx ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, waar dat vereist is.

Meer informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via support@mayx.nl.

10. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Mayx bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

We hanteren de volgende uitgangspunten:

De fiscale bewaarplicht voor relevante bedrijfsadministratie bedraagt in Nederland doorgaans 7 jaar. Voor specifieke categorieën kunnen andere wettelijke termijnen gelden.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd. Gegevens die in back-ups zijn opgenomen, kunnen nog gedurende de reguliere cyclus van die back-ups aanwezig zijn. Ze worden niet opnieuw actief gebruikt en worden verwijderd wanneer de betreffende back-ups volgens de geldende cyclus worden overschreven of verwijderd.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Mayx neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteit en infrastructuur kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

• toegangsbeheer en authenticatie;
• beperking van toegang tot gegevens op basis van rollen en werkruimtes;
• server-side controles voor toegang en bevoegdheden;
• beveiligde verbindingen;
• beveiligde opslag van integratiegegevens en tokens;
• controle van inkomende verzoeken en integraties;
• monitoring en foutregistratie waar passend;
• maatregelen voor back-ups en herstel, afhankelijk van de gebruikte infrastructuur.

Geen enkele digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen. Mayx blijft de beveiliging evalueren en verbeteren naarmate de dienstverlening zich ontwikkelt.

Wanneer zich een datalek voordoet dat volgens de wet moet worden gemeld, zal Mayx de toepasselijke meld- en informatieverplichtingen naleven.

12. Jouw privacyrechten

Wanneer Mayx jouw persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, heb je onder de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de omstandigheden kun je:

• vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken;
• vragen om onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• vragen om persoonsgegevens te laten verwijderen;
• vragen om de verwerking tijdelijk te beperken;
• bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
• vragen om overdraagbare persoonsgegevens te ontvangen;
• toestemming intrekken wanneer een verwerking daarop is gebaseerd.

Deze rechten zijn niet in alle situaties absoluut. Soms mogen of moeten we bepaalde gegevens blijven verwerken, bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

Je kunt een verzoek indienen via support@mayx.nl. We kunnen je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren en te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

We reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer we meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd. Als dat gebeurt, informeren we je binnen de oorspronkelijke termijn over de verlenging en de reden daarvan.

Wanneer Mayx persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke gebruiker, kan het nodig zijn dat je je verzoek bij die gebruiker indient. Mayx ondersteunt de gebruiker waar dat wettelijk en contractueel vereist is.

13. Gegevens verwijderen en exporteren

Gebruikers kunnen bepaalde gegevens, zoals individuele leads, vanuit de applicatie verwijderen wanneer de betreffende functionaliteit beschikbaar is.

Een verzoek om een account of werkruimte volledig te verwijderen kan worden ingediend via support@mayx.nl. Wanneer zelfbedieningsverwijdering niet beschikbaar is, wordt het verzoek via support afgehandeld. Mayx kan aanvullende informatie opvragen om het verzoek veilig uit te voeren en houdt rekening met actieve abonnementen, wettelijke verplichtingen en gegevens die nog rechtmatig moeten worden bewaard.

Mayx biedt daarnaast een CSV-exportfunctie voor klantgegevens voor gebruikers met een daarvoor geschikt abonnement. Deze functie is bedoeld voor het exporteren van gewonnen klantgegevens en is niet noodzakelijkerwijs een volledige kopie van alle persoonsgegevens die Mayx verwerkt.

Je kunt via support@mayx.nl ook een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien of een kopie daarvan te ontvangen. Mayx beoordeelt zo’n verzoek op basis van de AVG en de rol die Mayx voor de betreffende gegevens heeft.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Mayx is bedoeld om gebruikers te helpen hun leadopvolging te organiseren en herinneringen en volgende acties inzichtelijk te maken.

Mayx neemt niet uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor commerciële beslissingen en het contact met leads en klanten.

15. Kinderen

Mayx is een zakelijke dienst die is gericht op ondernemers en zakelijke teams. Mayx is niet bedoeld voor gebruik door kinderen.

Als je vermoedt dat een kind zonder geldige grondslag persoonsgegevens aan Mayx heeft verstrekt, kun je contact opnemen via support@mayx.nl. We zullen het verzoek beoordelen en waar nodig passende maatregelen nemen.

16. Jouw gegevens bij externe diensten

Wanneer je Mayx koppelt aan externe diensten, zoals formulier-, boekhoud- of andere zakelijke software, kunnen gegevens tussen Mayx en die diensten worden uitgewisseld volgens de instellingen en instructies die je zelf hebt gekozen.

De externe aanbieder kan persoonsgegevens ook voor eigen doeleinden verwerken. In dat geval is die aanbieder zelf verantwoordelijk voor de betreffende verwerking. We raden je aan de privacyverklaring van de gekoppelde dienst te raadplegen.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Mayx kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving of manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt verandert.

De meest recente versie wordt op de website van Mayx gepubliceerd, met vermelding van de datum waarop de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor gebruikers of wanneer de wet dit vereist, informeren we gebruikers op een passende manier.

18. Vragen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op via support@mayx.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We stellen het op prijs als je eerst contact met Mayx opneemt, zodat we kunnen proberen je vraag of klacht rechtstreeks te beantwoorden. Je behoudt uiteraard het recht om contact op te nemen met de toezichthouder.